Cum sa folosesti un planner zilnic – ghidul incepatorului


E inceputul lunii ianuarie. Ceea ce inseamna ca probabil ai un planner sau un caiet de notite nou (nu neaparat acesta, dar intelegi ce vreau sa spun 🙂 ).

Majoritatea celor care incep un planner o fac plini de bune intentii, de dorinta de organizare personala, de dragul de a-si pune viata in ordine.
Probabil ca si tu te-ai gandit, pe prima pagina:
„Anul acesta vreau sa fac in sfarsit X, si daca ma organizez bine, sigur o sa reusesc!”
„Anul acesta vreau sa fiu fericit(a)!!”
„Anul acesta vreau sa am mai mult timp pentru mine!” (Asta-s eu. Cu un toddler acasa, job full time si bebe pe drum…da, hard job, nu-i asa?)
„Anul acesta vreau sa ma vad mai mult cu prietenii!”
„Anul acesta vreau sa nu mai intarzii asa de des la fiecare intalnire!!”
…si asa mai departe.

Insa odata ce zilele trec, parca se instaleaza lancezeala si un dulce confort, si „uiti” sa mai planifici. Iar plannerul ramane in sertar, zilele se aglomereaza si cumva, ajungi inapoi de unde ai plecat.

Iata cateva idei ca aceste lucruri sa NU se intample.
Iata cum ai putea chiar sa te tii de a folosi plannerul zilnic.

  1. Sa stii ce vrei de la el. 
    Daca e doar o „corvoada” sau un soi de responsabilitate (cam ca spalatul pe dinti), e usor sa uiti de planificarea zilnica.
    In schimb, daca ai un scop clar in spate („Vreau sa planific ca sa…am mai mult timp pentru X”), motivatia e clara.
    Gandeste-te care e motivul pentru care vrei sa te organizezi mai bine.
    Care e intentia din spate?
  2. Sa stii orientativ ce vrei sa realizezi. 
    Daca ai un fel de obiective pe termen mai lung, de exemplu pe 3 luni, e ca si cand ai avea un „deliverable” cu un „deadline”. Da, nu ai un sef care sa ti se uite peste umar si sa iti aduca aminte. Tu esti propriul tau sef. Ceea ce e, intr-un fel, mai greu.
    Tu ce vrei sa realizezi pana la finalul lunii martie?
    Cum trebuie impartite aceste lucruri, pe luni, astfel incat sa se si intample?
    Eu una, vreau sa pun in aplicare 2 idei noi pentru Colorful Mind, sa pictez cateva coperti primavaratice, sa scriu cel putin saptamanal pe blog,  sa-mi inchid obiectivele la job pe anul precedent, sa ies un weekend in 2 undeva in tara, sa o dau pe Clara cu succes la gradi… si sa ma pregatesc sufleteste pentru venirea surorii ei mai mici.
  3. Sa iti pui deoparte jumatate de ora in fiecare duminica dupa-amiaza pentru a planifica saptamana ce urmeaza. 
    Sunt atatea beneficii pe care le ai daca te gandesti la saptamana ce urmeaza!!
    Uneori mi se pare ca e chiar mai important decat planificarea zilnica!
    Adica:
    – stabilind 3-5 prioritati pentru saptamana respectiva te ajuta sa ai o privire de ansamblu si sa „tragi linie” mai usor la sfarsit.
    – te poti uita si la prioritatile pentru tine sau celelalte zone ale vietii tale (nu doar munca).
    – daca iti faci lista de meniu, nu risti sa ajungi cu frigiderul gol si uitandu-te dezorientat… „Bun, si eu in seara asta ce mananc?”
    – sansele sa uiti de ceva important (de exemplu programarea aceea la medic) sunt minime.
    Deci, gaseste un spatiu macar pentru a scrie cateva puncte majore de realizat, si apoi imparte-le pe zile, pentru saptamana ce urmeaza.
  4. Planificarea zilnica – cat de in detaliu? 
    In primul an in care am folosit un planner, nu imi scriam toate intalnirile. Mi se parea superfluu, pentru ca le aveam si asa in Outlook, in telefon, primeam remindere, era imposibil sa uit de cate ceva.
    Insa, in momentul in care am inceput sa le trec in planner cu chenare si cu timpul alocat (inclusiv de pregatire), a inceput sa imi fie si mai evident cat de multe erau, sau cum se suprapuneau, sau ca trebuie sa fac niste alegeri, sau ca pur si simplu NU MAI E LOC pentru altceva.
    Si a fost nevoie sa prioritizez.
    Am inceput cu timpul liber, punandu-mi cate un singur lucru de realizat pe seara, dupa ce plecam de la birou.
    Apoi am incercat sa imi scriu si sa aloc timp si pentru lucrurile la care trebuia sa ma gandesc (acel „knowledge work”-time), nu doar pentru sloturile in care „faceam” ceva.
    Apoi am inceput sa folosesc culori si totul a devenit mult mai fun (si mai incarcat).
    Am inceput sa adaug idei inspirationale si colorate.
    Sau lucruri faine care s-au intamplat si pe care voiam sa le tin minte.
    Si asa a inceput sa imi placa nu doar sa las plannerul deschis, pentru ca ma facea sa zambesc, ci si sa ma uit in urma si sa vad ce am realizat.
  5. Priveste in urma cu drag, cu recunostinta si cu mandrie. 
    Ia-ti timp (o data pe saptamana sau macar de 2 ori pe luna) sa privesti in urma la notitele tale, la to do lists, si fa un bilant.
    Ce ai realizat?
    Ce nu ti-a iesit? De ce? Ai putea sa inveti ceva din asta?
    Ce ai descoperit nou despre tine?
    Scrie-ti o lista lunara de realizari – ele nu trebuie sa fie materiale sau livrabile; pot fi lucruri abstracte pe care le-ai invatat.
  6. Tine plannerul acolo unde esti cel mai des. 
    Chiar daca nu il vei purta in fiecare zi cu tine (eu nu o fac, dar stiu oameni care nu se despart de organizerul personal), tine-l acolo unde esti cel mai des (ori la birou, ori acasa). Acolo unde vei vrea sa il deschizi si sa lucrezi cu el. Acolo unde iti va fi o inspiratie sa te uiti si sa te gandesti ca esti mai aproape de ceea ce ti-ai propus.

Spor si o zi senina!

Cum sa iti planifici saptamana

Cand ai un planner (mai ales unul nou) la inceput iti vine sa il folosesti zilnic.
Iti e drag,  e caietul acela nou in care abia astepti sa scrii.

Dupa aceea, somehow, insa, ceva se intampla. Novelty wears off. Sau apar alte lucruri de facut. Insa, in final, rezultatul e acelasi. Nu-ti mai vine sa planifici.

Ce m-a ajutat de fiecare data a fost sa imi iau timp duminica seara sau lunea dimineata (10 minute) ca sa ma uit la ce am de facut in saptamana care vine.
Cate intalniri am, care zi e cea mai aglomerata, cand ar fi bine sa merg la cumparaturi, ce sa fac de mancare, cand sa fac programari pentru diverse.

Iata cativa pasi prin care trec cand imi planific saptamana:

  1. Intalniri fixate
    Ma uit la ce e deja fixat si nu mai poate fi schimbat.
    Le trec in agenda, in zilele respective, la orele programate.
    Intalniri, plecari, lucruri programate. De exemplu, saptamana trecuta am fost 3 zile plecata in afara tarii, iar tot restul programului s-a adaptat acestui eveniment: Cand fac bagaje? Ce sa las de mancare pentru cea mica? Ce sa iau cu mine? Am suficiente lucruri curate sau trebuie sa pun la spalat? si alte trivialitati similare.
  2. Prioritati de programat
    Ma gandesc ce vreau sa realizez in saptamana respectiva (acele lucruri importante dar ne-urgente, pe care tind sa le aman).
    Incerc sa le gasesc timp in agenda si sa marchez ca ocupate acele sectiuni.
    De cele mai multe ori, ma gandesc care e ACEL UN PROIECT important la care vreau sa lucrez. Daca imi stabilesc o prioritate, in 90+% din cazuri ea se intampla.
    Dar cand stabilesc prea multe, riscul e fie sa ma supra-aglomerez, sau sa mi se risipeasca atentia. Si uit ce e mai important, sau ma apuc de mai multe in acelasi timp.
  3. Taskuri adiacente
    Merg un pic inapoi pe „drumul de proiect”.
    Ce trebuie sa se intample ca prioritatile sa se intample?
    De multe ori, daca estimez prea optimist timpii unui proiect, e din cauza ca uit ca mai sunt si alte lucruri care trebuie sa se intample inainte, legate de acesta.
    Ca in retetele utopice de bucatarie, in care se descrie ca totul e foarte simplu si dureaza 10 minute, iar mie imi ia o ora.
    (Da, daca ai totul curatat si pregatit frumos in boluri separate dinainte!!)
  4. Ce depinde de altii
    Incerc sa „sparg” prioritatile si sa vad care tin doar de mine, si care tin de altii.
    Iar in cele care tin de altii, sa includ un pic de buffer time sau sa vad cum pot „facilita”.
    Sau macar sa ma pregatesc sufleteste ca s-ar putea ca prioritatea mea sa nu fie prioritatea lor.
  5. La final, las un pic de timp liber. 
    De fiecare (I mean really, de FIECARE data!!) cand am avut o zi complet libera (I know, ireal, nu-i asa?) a ajuns sa fie super plina, pentru ca am gandit „Ah, super, pot sa fac X!!”
    Culmea, daca vreau sa chiar am timp liber, timp de ne-facut-nimic, trebuie sa mi-l programez, si sa ma tin responsabila sa nu-l umplu cu nimic altceva.

De asta, mie una, mi-e foarte folositoare o lista la inceputul saptamanii cu cele 5-6 lucruri pe care le am de facut, acel lucru „cel mai important” si eventual lucrul pe care mi-l doresc pentru mine.

Cu ce feeling vreau sa raman la finalul saptamanii? Ce-mi doresc de la mine?
Sa ma bucur de ceva anume?
Sa fiu concentrata pe ceva anume?
Sa fiu calma?
Sa livrez ceva anume?
Sa …supravietuiesc?

😀
Sa aveti o saptamana frumoasa si productiva!

 

Principii de organizare personala

Cand vorbesc despre organizare, fie ca e la un training de Time Management sau la coaching, sau pur si simplu cu oameni din jur, mi se intampla frecvent sa aud ca pentru multi e rocket science, sau ca, din contra, resping ideea de a-si „controla” viata si prefera sa traiasca „in the flow” (ceea ce, nu ma intelegeti gresit, e foarte fain si foarte ok, daca mediul iti permite asta).

Sau, vad persoane muuult mai organizate decat mine, genul care ma fac sa ma gandesc „oare cand are timp sa faca SI asta??”

Cred ca organizarea personala e undeva la mijloc intre control si „ce-o fi o fi”. Cred ca e bine sa stii incotro te indrepti si sa ai macar o idee de cum vrei sa ajungi acolo. Ah, ca apoi trebuie sa te adaptezi la necunoscut, asta e clar.

Ma gandesc la Phileas Fogg din „Ocolul Pamantului in 80 de zile” al lui Jules Verne, care isi facuse in mod perfect programul, stiind exact ce avea sa faca, insa nu prevazuse ca (spoiler alert!) se va indragosti.

In concluzie, iata cateva mici principii de organizare personala:

  1. Cunoaste-ti fluxul de energie si orele cand esti mai eficient.

    Eu scriu acest articol la 7 dimineata. Sunt cel mai productiva mental pana undeva inainte de ora 12. Dupa aceea, deja ziua ma aglomereaza si daca am pierdut startul, s-a dus tot.
    Insa cunosc (multi) oameni care lucreaza bine in intunericul noptii, cand nu misca nimic in jurul lor.
    Whichever your case, adapteaza-te la acele momente si incearca sa faci ceea ce ai de facut, atunci.

  2. Invata sa spui un „NU”politicos.

    Cel mai frecvent devenim supraaglomerati din unul din urmatoarele motive:
    (1) avem o estimare proasta a timpului necesar pentru a face ceva (si, surpriza, dureaza mai mult)
    (2) tindem sa spunem „DA” la prea multe lucruri. Din prietenie, din dorinta de a face pe plac, din jena sau poate pentru ca efectiv nu avem habar ce o sa insemne pentru mai incolo.
    Eu personal, tind sa zic „hai ca mai intra si asta”. In special la lucrurile care imi fac placere sau in care cred.
    Insa este foarte important sa iti stii limitele (eu, in mod evident, nu le cunosc foarte bine – hey, I’m still work in progress myself!) si sa poti trage o linie acolo unde stii ca nu se mai poate.

    Cum zici „NU” politicos?

    Ei bine, cam asa:
    „Ce idee faina! Uite, saptamana asta sunt foarte prins, dar ar fi ok pentru tine daca as lucra la ea saptamana cealalta?” (Daca raspunsul e „nu, imi trebuie acum”, poti spune ca vei verifica daca alte lucruri pot fi amanate – asta daca chiar crezi ca va fi posibil. Dar cele deja programate au precedent, si in general oamenii au respect pentru asta.)
    „O, as vrea tare mult sa te ajut! Dar am deja foarte multe lucruri de facut acum. Vrei sa-l intrebi pe X? S-ar putea sa fie mai disponibil.”
    (in general, e frumos sa oferi o alternativa. Ideal ar fi ca X chiar sa fie mai disponibil si nu doar sa-i „pasezi” ceva de facut.)
    „Multumesc de invitatie, insa e foarte departe/sunt plecat/nu ma simt bine”
    (genul de nu-uri care merg mai degraba la prieteni, si pentru care e posibil sa primesti alte solutii „mutam locatia/mutam data/oh, ce nasol, venim noi la tine”)
    „Chiar nu ma simt in stare acum/sunt obosit/vreau sa fac ceva pentru mine in timpul respectiv.”
    (pentru oameni apropiati, care nu se vor supara si chiar te vor sustine)

    In general, cred ca e cel mai bine
    sa fii sincer
    sa spui CAND ai putea (daca vrei sau trebuie sa zici DA dar problema e timpul)
    sa oferi o alternativa (daca tu vrei sa zici NU dar vrei sa ajuti totusi persoana).

    Problema cea mai mare apare atunci cand vrei sa spui DA de fapt, cu toata inima, insa stii ca ar trebui sa spui NU, daca vrei sa mai apuci sa si dormi.
    Iar atunci trebuie sa te uiti la punctul urmator:

  3. Cunoaste-ti prioritatile.

    Eu cred ca e tare important sa stii ce conteaza pentru tine. Atat la munca, cat si acasa, cat si personal. Daca si in minte cele cateva lucruri care conteaza, acestea functioneaza ca o busola ce te va ghida in alegeri.
    Parafrazand o metafora frumoasa a lui Covey, e mai bine sa ai o busola decat un ceas.  Busola iti va spune incotro sa o apuci, pe cand ceasul doar te va stresa spunandu-ti cat ai intarziat, fara ca tu sa stii neaparat la ce.

  4. Disciplineaza-te.

    Eh, asta cred ca e cel mai greu de facut. Adica, atunci cand iti propui sa faci un lucru, chiar sa il faci.
    Cred ca tine de focus (care se poate lucra, e ca un muschi), de determinarea personala (cu care te nasti), de rezilienta, de abilitatea de a te adapta.
    Eu am observat ca e o combinatie intre a sti cum functionezi (punctul 1) si a te juca cu copilul interior (sau maimuta/dracusorul care zice „Um, oare cate like-uri ai mai primit pe Facebook in ultimele 5 minute?” sau „Articolul ala haios, oare unde era??”).
    De cele mai multe ori, cei mai utili pasi pentru a ma concentra mai bine sunt:
    – un to-do list clar si o limita de timp. Adica: am 3 ore ca sa termin aceste 4 lucruri.
    – un mediu linistit, fara intreruperi. Daca e nevoie, imi las telefonul altundeva.
    – elemente de ritual. Un anumit loc, un anumit tip de ceai, o anumita agenda pe care scriu atunci sau pixul preferat, toate ma ajuta sa intru intr-o stare specifica.
    – eventual cineva care sa ma tina responsabila. Daca stiu ca am tendinta de a ma intrerupe, acel altcineva sa ma traga de maneca si sa-mi spuna „Hei, nu ziceai ca ai de facut X?”

    Cred ca aceste „principii” sunt relativ usor de implementat.
    Si pana la urma, tine de a avea incredere in capacitatile tale, dar in acelasi timp, rabdare cu tine, si intelegere pentru momentele in care ceva nu-ti iese chiar asa cum ti-ai dorit.