Cum sa folosesti un carnet de notite

noiembrie 09, 2017


…Adica un Notebook cum e cel creat de mine.

Desigur, sa nu fim subiectivi. Am folosit de-a lungul anilor multe carnete de diverse feluri, preferatele mele ramanand intotdeauna cele
– cu foi veline
– cu hartie subtire si neteda, preferabil usor galbuie
– care stau flat cand le deschizi
– cu coperti cartonate sau destul de groase ca sa nu se faca “urechi de magar” la colturi cand le pun in geanta
– suficient de subtiri ca sa nu fie grele, dar suficient de groase ca sa nu se termine dupa o luna.
– de dimensiune A5 sau putin mai mici. Eu personal nu m-am inteles niciodata cu carnetelele foarte mici (gen A6 sau pocket), pentru ca nu imi era suficient spatiul de notite/mind maps. Dar, cine stie, poate doar pentru To-Do’s, ar merge.

Evident, din lista de mai sus reiese usor ca am fost fan Moleskine multi ani. La un moment dat am folosit si carnete legate cu spira, dar erau prea “bulky” pentru cat de usor transportabile aveam nevoie sa fie.

Poti sa il tratezi ca pe un consumabil.

Adica, iti scrii efectiv toate notitele in el, alandala, nu te uiti in urma, rupi pagini ca sa scrii ceva in graba si apoi le arunci la cos.
E si acesta un mod de folosire, poate cel mai simplu cu putinta. 

Il folosesti ca pe To Do List keeper.

Adica, de exemplu poti sa folosesti fiecare pagina ca pe lista zilnica de lucruri de facut. Iti scrii data in susul paginii si mai jos treci toate lucrusoarele si taskurile care iti vin in minte.
E util pentru ca nu depinzi de un calendar, iar daca intr-o zi nu ai lucruri de facut, nu e musai sa scrii asta.
Dezavantajul e ca ar fi bine sa te tii DOAR de acest scop, ca sa nu faci un haos din amestecul de To Do’s si notite (cum ar fi sa trebuiasca sa te intorci 3 pagini in urma ca sa revezi ce ai de facut azi…si apoi din nou la notite…).
Iar asta inseamna ca iti mai trebuie INCA un carnet…pentru…

Doar notite.

Adica, ce ai de facut in urma unei sedinte. Sau numarul de telefon pe care nu vrei sa-l uiti dar n-ai apucat sa-l notezi in telefon. Sau ideile de brainstorming din intalnirea cu echipa. Sau ce ti-a venit in minte ieri seara cand ai realizat ca vrei sa mergi la sala si te-ai apucat sa cauti locatii in jurul casei tale.
E util pentru ca e (aproape) consumabil. Dezavantajul e ca uneori uiti ce ai notat si unde, si iar stai sa cauti intre notite.

Un sistem de impartire.


Asta folosesc eu acum, am notebook-ul impartit in 3 sectiuni. Prima si cea mai mare, pentru bulk de notite, a doua pentru To Do Lists, iar a treia pentru idei pure, pe care eu le capturez sub forma de Mind Maps de obicei.
Se mai pot face sectiuni pentru: lucruri de facut in casa; meniuri saptamanale; planuri de proiect (chiar spread-uri cu charturi Gantt!)…si o gramada de multe altele.

Avantajul e ca e ca si cum ai avea 3 (sau mai multe) carnete intr-unul. Dezavantajul e ca se va termina mai repede.

Bullet Journal.

Sau, pentru cei cu talent la super organizare personala (masters of the art) – in caz ca va intrebati, eu nu ma numar printre ei, I’m just an artist with pretty good productivity – este modul prin care iti faci TU SINGUR template-uri desenate in carnet.
Exista diverse modalitati de a-ti organiza „bullet-urile”, astfel incat devine ca un fel de stenografie personala.
Avantajul e ca e super customizabil – nu se poate mai mult de atat. Poti folosi culori, stickere, the sky is the limit.
Dezavantajul, insa, e ca daca te apuci, ar fi frumos sa te tii de acest obicei, si asta inseamna desenat template-uri in mod regulat. Admir oamenii care fac asta – iata aici un exemplu:

 

Oricare modalitate ai folosi, cu cat ai un sistem mai bine organizat si stii atunci cand il incepi, LA CE VEI FOLOSI notebook-ul, ai sanse mai mari sa iti fie cu adevarat util.

Daca iti place si vrei sa-l comanzi, se afla in campania de crowdfunding de pe Startarium, chiar aici (la pachet cu plannerul) :

https://www.startarium.ro/crowdfunding/colorfulmindplanners

Cum sa iti planifici saptamana

noiembrie 05, 2017

Cand ai un planner (mai ales unul nou) la inceput iti vine sa il folosesti zilnic.
Iti e drag,  e caietul acela nou in care abia astepti sa scrii.

Dupa aceea, somehow, insa, ceva se intampla. Novelty wears off. Sau apar alte lucruri de facut. Insa, in final, rezultatul e acelasi. Nu-ti mai vine sa planifici.

Ce m-a ajutat de fiecare data a fost sa imi iau timp duminica seara sau lunea dimineata (10 minute) ca sa ma uit la ce am de facut in saptamana care vine.
Cate intalniri am, care zi e cea mai aglomerata, cand ar fi bine sa merg la cumparaturi, ce sa fac de mancare, cand sa fac programari pentru diverse.

Iata cativa pasi prin care trec cand imi planific saptamana:

  1. Intalniri fixate
    Ma uit la ce e deja fixat si nu mai poate fi schimbat.
    Le trec in agenda, in zilele respective, la orele programate.
    Intalniri, plecari, lucruri programate. De exemplu, saptamana trecuta am fost 3 zile plecata in afara tarii, iar tot restul programului s-a adaptat acestui eveniment: Cand fac bagaje? Ce sa las de mancare pentru cea mica? Ce sa iau cu mine? Am suficiente lucruri curate sau trebuie sa pun la spalat? si alte trivialitati similare.
  2. Prioritati de programat
    Ma gandesc ce vreau sa realizez in saptamana respectiva (acele lucruri importante dar ne-urgente, pe care tind sa le aman).
    Incerc sa le gasesc timp in agenda si sa marchez ca ocupate acele sectiuni.
    De cele mai multe ori, ma gandesc care e ACEL UN PROIECT important la care vreau sa lucrez. Daca imi stabilesc o prioritate, in 90+% din cazuri ea se intampla.
    Dar cand stabilesc prea multe, riscul e fie sa ma supra-aglomerez, sau sa mi se risipeasca atentia. Si uit ce e mai important, sau ma apuc de mai multe in acelasi timp.
  3. Taskuri adiacente
    Merg un pic inapoi pe „drumul de proiect”.
    Ce trebuie sa se intample ca prioritatile sa se intample?
    De multe ori, daca estimez prea optimist timpii unui proiect, e din cauza ca uit ca mai sunt si alte lucruri care trebuie sa se intample inainte, legate de acesta.
    Ca in retetele utopice de bucatarie, in care se descrie ca totul e foarte simplu si dureaza 10 minute, iar mie imi ia o ora.
    (Da, daca ai totul curatat si pregatit frumos in boluri separate dinainte!!)
  4. Ce depinde de altii
    Incerc sa „sparg” prioritatile si sa vad care tin doar de mine, si care tin de altii.
    Iar in cele care tin de altii, sa includ un pic de buffer time sau sa vad cum pot „facilita”.
    Sau macar sa ma pregatesc sufleteste ca s-ar putea ca prioritatea mea sa nu fie prioritatea lor.
  5. La final, las un pic de timp liber. 
    De fiecare (I mean really, de FIECARE data!!) cand am avut o zi complet libera (I know, ireal, nu-i asa?) a ajuns sa fie super plina, pentru ca am gandit „Ah, super, pot sa fac X!!”
    Culmea, daca vreau sa chiar am timp liber, timp de ne-facut-nimic, trebuie sa mi-l programez, si sa ma tin responsabila sa nu-l umplu cu nimic altceva.

De asta, mie una, mi-e foarte folositoare o lista la inceputul saptamanii cu cele 5-6 lucruri pe care le am de facut, acel lucru „cel mai important” si eventual lucrul pe care mi-l doresc pentru mine.

Cu ce feeling vreau sa raman la finalul saptamanii? Ce-mi doresc de la mine?
Sa ma bucur de ceva anume?
Sa fiu concentrata pe ceva anume?
Sa fiu calma?
Sa livrez ceva anume?
Sa …supravietuiesc?

😀
Sa aveti o saptamana frumoasa si productiva!

 

Cum sa alegi un planner

octombrie 26, 2017

 

Am folosit plannere cam toata viata mea. De cand am inceput sa ma organizez, la o frageda varsta de vreo 12 ani (hai sa nu intram in detalii apropo de cat de tocilara eram, dar va puteti inchipui singuri).

Prima agenda n-am avut habar sa o folosesc, si am facut-o jurnal, vreo 2 ani mai tarziu. Dar imi faceam cartonase cu orarul saptamanal, si am functionat pe baza de hartiute si post-it-uri multa vreme.

Apoi am vazut la cineva un Time Manager si am fost impresionata. Adica, sa fii atat de disciplinat, incat sa iti scrii toate taskurile, sa le imparti pe categorii si APOI sa le organizezi…parea un pic cam mult pentru mine.

Am folosit de-a lungul timpului agende simple, A4, A5, din acelea de care primeau parintii si mi le pasau mie, iar eu luam notite in ele.
Apoi mi-am luat un Filofax si mi l-am umplut cu template-uri. Insa era greoi si imi era dificil sa-l car cu mine.
Apoi, ca fan Covey, mi-am luat un Franklin Covey Planner. Era mult mai compact si refolosibil, insa contrastul paginilor (linii verzi, foarte inghesuite) nu ma imbia deloc la scris.
Multi ani am folosit Moleskine, insa nu am rezonat deloc cu variantele office. Pentru mine cea mai buna varianta a ramas cea blank.
La un moment dat am descoperit Erin Condren si acolo am ramas. Mi-au placut layoutul saptamanal,  multiplele accesorii, copertile personalizabile.

Ce am vazut ca face diferenta la un planner bun:

  1. Sa vrei sa il folosesti zilnic. 
    Daca nu folosesti plannerul zilnic, mai bine il faci cadou. Scopul lui e sa te ajute sa fii organizat si focusat, sa stii ce ai de facut si sa nu te bazezi „ca tii tu minte”.
    Daca nu te vezi folosindu-l zilnic, mai bine orienteaza-te catre altceva.
  2. Sa aiba hartie buna. 
    Testeaza scriind cu un pix/stilou/ce folosesti tu, calitatea hartiei. Ar trebui sa nu se vada pe cealalta parte.
    Contrastul intre linii si pix sa fie considerabil. Adica sa vezi liniile, dar sa nu fie atat de inchise, incat sa ti se impaienjeneasca ochii atunci cand scrii.
    Eu personal prefer hartia usor galbuie, insa asta e o chestiune pur personala.
  3. Sa fie destul de mare incat sa vezi ca lumea in el. 
    Asta inseamna un pic mai mare decat A5.
    Unii oameni folosesc chiar A4.
    Eu personal, prefer un A5+.
    Cred ca daca folosesti o agenda de buzunar, e buna ca sa scrii 1 appointment pe zi in ea, dar nu sa o folosesti ca planner. Sau poti sa o folosesti ca suport de notite.
  4. Sa fie suficient de usor ca sa il poti lua cu tine, daca vrei. 
    Dar nu e musai. Eu cred ca plannerul poate sa stea bine mersi la birou sau acasa, acolo unde il folosesti cel mai des.
    Sansele sa ai nevoie de el in cele 4-5 ore cand vei fi departe de el, vor fi mici.
    Daca am dubii, fotografiez cu telefonul pagina care cred ca o sa imi trebuiasca.
  5. Sa fie un layout pe care tu gandesti. 
    Cand te gandesti la timpul tau, cum il vizualizezi?
    Eu, de exemplu, gasesc ca imi e cel mai usor sa gandesc in termeni de saptamana. Asa imi e usor sa planific intalnirile, taskurile, vad suficient de mult in viitor, insa am si focus pe ziua de azi.
    Am incercat sa am doar viziune de luna, insa nu m-a ajutat deloc. Pierdeam din vedere multe lucruri pe care trebuia sa le fac, era prea „high level”.
    Iar din contra, pentru mine, daily planner e mult prea „zoomed in”.
  6. Sa aiba si cateva instrumente. 
    Unul din lucrurile frustrante la toate agendele pe care le-am folosit era ca trebuia sa adaug in ele diversele „aha!”-uri pe care le aveam. Adica, o foaie cu gandurile mele la inceput de an. O lista cu proiectele pe termen lung. O schema cu cea mai noua idee a mea.
    Cu cat mai multe add-on-uri are plannerul, cu atat vei avea toate lucrurile care te intereseaza la un loc.
    Insa, nici nu e bine sa aiba prea multe, ca devine greu si complex.
  7. Sa fie frumos!!!
    Unul din lucrurile care m-a atras la plannerele EC pe care le-am folosit ani de zile (si care acum vad ca este foarte in trend) este CULOAREA.
    Desi am o abordare destul de minimalista in general cand vine vorba de papetarie (stilou alb, pix negru), am observat ca daca inserez mai multa culoare in modul de a-mi planifica saptamana, parca imi e mai drag sa ma uit la ea si ma face sa „look forward to it”.
    Asa ca acum, „I go wild” si fac mici desene pe margini, mai scriu cate o fraza care mi se pare haioasa, sau lipesc un sticker.
  8. Sa stea flat. 
    Adica, atunci cand il deschizi, sa nu trebuiasca sa apesi cu marginea palmei ca hartia sa stea intinsa. Sau, mai rau, sa trebuiasca sa o tii cu mana, in timp ce cu cealalta scrii.
    Poate ca e un „pitic” de-al meu, insa de asta am preferat mereu plannerele legate cu spira sau cusute.
    Nici chiar cele cu inele nu stau mereu plate, de multe ori coperta groasa de piele le tine.
  9. Coperta sa fie rezistenta. 
    Gandeste-te ca ai in mana un instrument pe care il vei folosi minim 365 de zile.
    O sa-l indesi in geanta, o sa-l cari cu tine in sala de sedinte, poate chiar o sa-l pui in geanta de plaja ca sa faci un brainstorming relaxat pe marginea marii.
    Deci, trebuie sa reziste.
  10. (asta nu mai tine de planner ci de tine)
    Sa ai in minte LA CE vrei sa il folosesti. 
    Adica o intentie.
    De ce ti-l cumperi? Cu ce vrei sa te ajute? Ce vrei sa obtii folosindu-l zilnic?
    Daca nu ti-e clar, s-ar putea sa ai doar o alta agenda pe care sa o abandonezi pe birou.
    Cu cat stii mai bine cum vrei sa contribuie plannerul in viata ta, cu atat il vei face mai putin instrument, si mai mult companion.

    Plannerul pe care eu l-am creat, ca suma a experientelor mele de pana acum, il poti gasi aici:
    https://www.startarium.ro/cont/crowdfunding/colorfulmindplanners